장계는 관찰사, 병사, 수사 등 왕명을 받들고 지방에 있는 관리가 해당 지역의 중요한 일을 국왕에게 보고하거나 요청하는 문서이다. 다음 ‘경상도 관찰사 이 장계(慶尙道觀察使李狀啓)’를 보자.297)『고문서』 권2, 장계(狀啓), 서울 대학교 규장각 한국학 연구원, 1987.
1 가선대부경상도관찰사겸병마수군절도사순찰사대구도호부사 신
이 (압)
2 이번에 도착한 진해현감 남정호의 첩정 내에 현감이 통훈대부로서을
축년 6월 28일의 인사에서 본직에 제수되어 7월 12일에
3 조정에 하직하고 8월 14일에 부임해야 하였으나, 길을 오는 중에 병을
얻어 길을 갈 수 없으므로 지금까지 지체하였다고 이와 같이 첩정을
하였는 바 이는 까닭 없이 날짜를 비우는 것과 다름이 있습니다. 그러
므로
4 그 길의 일정을 생각하면 늦고 지체함을 면할 수 없으므로 삼가 계하
하신 새로운 정식대로 연유를 갖추어 의정부에 논보하오며 연유를 함
께 치
5 계하옵는 일입니다. 연유로
6 계하실 일.
7 동치 4년 8월 18일
8 계
9 동치 4년 9월 초1일
10 계를 이조에 내림
경상도 관찰사 이 장계
경상도 관찰사 이 장계 뒷면
이 문서는 진해현감 남정호(南正祜)가 부임 도중에 병을 얻어 지체하게 된 사유를 적어 올린 첩정에 근거해서 1865년(고종 2) 8월에 경상도 관찰사 이(李)가 국왕에게 올린 장계이다. 양식을 보면 1∼7행의 장계 부분과 8∼10행의 결재 부분으로 구분된다. 먼저 1행은 발급자인 관찰사, 2∼4행은 발급 사유, 5행은 문서 양식인 ‘계하옵는 일입니다. 연유로 계하실 일’, 7행은 발급 날짜인 ‘동치(同治) 4년 8월 18일’이다. 8행은 인장인 계(啓)로서 결재를 받았다는 의미가 있고, 9행은 장계를 이조에 내린 날짜인 ‘동치 4년 9월 초1일’, 10행은 실무 관청인 이조에 내린다는 내용이다.
이 문서는 승정원을 통해 국왕에게 올린 문서로서 뒷면에 ‘승정원 개 탁’ ‘신 (압) 근봉’이 기록되어 있다. 즉 장계는 승정원에서 열어 보고 담당 승지가 왕에게 올려 결재를 받은 후에 계하인(啓下印)을 찍어 문서의 내용을 처리할 실무 관청에 보내는 방식으로 운영되었다.
이처럼 조선의 지배층은 과거를 통해 관리가 되어 업무를 수행하고 정치 활동에 참여하면서 각종의 다양한 문서를 사용하였다. 그러므로 이러한 문서에 대한 이해 없이는 그들의 모습을 제대로 이해하기 어렵다. 조선은 그야말로 문서 행정의 나라였던 것이다.